MEI pode contratar funcionário? Sim — mas antes veja quanto isso custa de verdade

Você está crescendo. O telefone não para de tocar, os clientes pedem prazos maiores, e você está trabalhando até de madrugada para não deixar ninguém na mão. Nesse ponto, a pergunta é inevitável: será que é hora de contratar alguém?

A resposta é sim — MEI pode contratar funcionário. Mas antes de sair assinando contrato, você precisa entender quanto isso vai custar de verdade. Porque a maioria dos MEIs que tomam essa decisão descobre depois que o custo é bem maior do que imaginava. E aí fica aquele arrependimento que dói no bolso.

Este artigo vai te mostrar exatamente quanto custa contratar um funcionário como MEI, quais são os riscos legais de fazer errado, e como saber se é realmente a hora certa para dar esse passo. Sem juridiquês, sem papo de guru — só números e realidade.

MEI pode contratar funcionário? A resposta direta

Sim. Você pode contratar um funcionário com carteira assinada. Só um. Esse é o limite estabelecido pela Lei Complementar nº 123/2006 e confirmado no portal gov.br.

Se você contratar dois funcionários simultâneos, sai do regime de MEI e precisa se desenquadrar. Isso muda tudo — seus impostos, suas obrigações, seu custo operacional. Não é proibido, mas deixa de ser MEI.

O salário mínimo é obrigatório: R$ 1.621,00 por mês (valor de 2026) ou o piso da categoria profissional, prevalecendo o maior. Você não pode pagar menos que isso, e também não pode pagar mais — existe um teto. Parece contraditório? É. Mas é a lei.

Quanto custa de verdade — a conta completa

Aqui vem a parte que dói. Quando você contrata um funcionário, não paga só o salário. Existem encargos obrigatórios que você, como empregador, precisa recolher todo mês.

Veja a tabela:

Isso é só o custo direto, mês a mês. Mas tem mais.

Seu funcionário tem direito a 13º salário, férias remuneradas com acréscimo de um terço, e possível aviso prévio em caso de demissão. Quando você soma tudo isso ao longo de um ano, o custo real fica entre R$ 24.000 e R$ 26.000 anuais.

Parece assustador? Talvez. Mas coloca na perspectiva: para uma empresa de médio porte, o custo com encargos é muito maior por causa da alíquota de INSS patronal (que pode chegar a 20%). Para MEI, você tem uma isenção que torna isso bem mais viável.

Ainda assim, é dinheiro que precisa estar no fluxo de caixa. Não é um gasto que você faz quando sobra — é um gasto fixo, todo mês, independente de você ter faturado bem ou não.

Antes de contratar — os dois sinais certos

Nem todo MEI que está sobrecarregado deve contratar. Existem sinais que indicam que é a hora certa — e sinais que indicam que ainda não é.

Sinais de que é hora de contratar:

Você tem demanda recorrente que não consegue atender sozinho. Não é um pico sazonal — é trabalho que volta todo mês. Você está perdendo oportunidades de faturamento porque não tem tempo. A qualidade do seu serviço está caindo porque você está sobrecarregado. Você já fez as contas e sabe que o funcionário vai gerar receita suficiente para cobrir o custo dele.

Sinais de que ainda não é hora:

Seu faturamento é instável — varia muito de mês para mês. Você não tem reserva de caixa para cobrir pelo menos 3 meses de custo do funcionário. A demanda é sazonal — você só precisa de ajuda em determinadas épocas do ano. Você ainda está testando seu modelo de negócio e não tem certeza se vai crescer.

Se você está na segunda lista, espera mais um pouco. Contratar é um compromisso financeiro que você não consegue desfazer da noite para o dia.

O risco que ninguém conta — funcionário informal

Aqui vem o aviso sério, sem alarmismo.

Se você pagar alguém por diária ou salário sem carteira assinada, mas essa pessoa trabalha em horário fixo, recebe ordens diretas suas e é subordinada a você, a Justiça do Trabalho pode reconhecer um vínculo empregatício. Mesmo que você nunca tenha assinado nada.

Quando isso acontece, você responde com seu patrimônio pessoal. O funcionário pode entrar com uma ação trabalhista pedindo todos os direitos retroativos — salários, 13º, férias, FGTS, multas. Sua conta bancária pode ser bloqueada. Seu CPF pode ficar negativado.

Não é raro. Acontece o tempo todo. E é muito mais caro do que contratar formalmente desde o início.

Se você vai contratar, contrata certo. Se não pode contratar certo, não contrata.

Como contratar — passo a passo simples

Quando você decide que é hora, o processo é mais simples do que parece.

Passo 1: Confirme que seu CNPJ está regular. Acesse o portal gov.br, verifique se não tem débitos e se está ativo. Isso leva 5 minutos.

Passo 2: Assine um contrato de trabalho com o funcionário. Não precisa ser complicado — pode ser simples, mas precisa estar escrito. Deixa claro o salário, a jornada, as responsabilidades.

Passo 3: Registre o funcionário na Carteira de Trabalho Digital. Isso é feito online, no aplicativo da Carteira de Trabalho. Você gera um código, passa para o funcionário, e pronto.

Passo 4: Cadastre o funcionário no eSocial MEI. Essa é a versão simplificada do eSocial — bem mais fácil que a versão para empresas maiores. Você precisa fazer isso antes do funcionário começar a trabalhar, ou em até 5 dias úteis após a admissão. Não fazer no prazo gera autuação automática.

Passo 5: Recolha os encargos mensalmente. Todo mês, você calcula 3% de INSS patronal e 8% de FGTS sobre o salário e recolhe via DAE (Documento de Arrecadação Estadual) ou pelo sistema de pagamento que sua prefeitura usa.

Pronto. Você está legal.

Contratar é um passo importante na vida de um MEI. Significa que você cresceu o suficiente para precisar de ajuda — e isso é bom. Mas é também um compromisso financeiro que precisa ser calculado com cuidado.

Se você fez as contas, tem fluxo de caixa estável, e sabe que o funcionário vai gerar receita suficiente para cobrir o custo, vai em frente. Se ainda tem dúvida, espera mais um pouco. Não há pressa.

Gostou desse tipo de conteúdo? O Prospere tem uma newsletter semanal focada em quem é MEI — a MEI na Real. Sem enrolação, sem juridiquês. Assine aqui: https://mei-na-real.beehiiv.com/